НОВОРОССИЙСКАЯ
ТОРГОВО-ПРОМЫШЛЕННАЯ
ПАЛАТА

Сейчас законодательством закреплено обязательное хранение многих документов в бумажном виде, причем сроки хранения достаточно длительные – до 75 лет. Для организаций это может быть очень затратно. Например, затраты 1 крупного банка на хранение бумажных документов могут составлять до 2,5 млрд руб. в год. Общие затраты субъектов предпринимательской деятельности оцениваются в 3,5 трлн руб. в год.

Минэкономразвития предлагает ввести базовое регулирование долговременного хранения документов в электронном виде, создать возможность конвертации электронного документа в другой формат при сохранении его юридической значимости.

В случае принятия законопроекта, эти изменения позволят решить следующие задачи:

1. появится возможность создания дубликатов бумажных документов в электронном виде и дубликатов электронных документов на материальном носителе с сохранением дубликатом юридической значимости исходного документа;

2. будет введена общая процедура создания дубликатов документов, при соблюдении которой юридическая значимость созданного документа будет равна исходному документу.

3. предусматривается регулирование механизма конвертации электронных документов (преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением его содержания). Конвертированный документ является равнозначным исходному документу при соблюдении условий, установленных законопроектом;

4. устанавливаются требования к предпринимательской деятельности по созданию и хранению электронных дубликатов документов, предусмотрена государственная аккредитация такой деятельности;

5. устанавливаются общие требования к порядку хранения электронных документов. Предусматривается порядок передачи электронных дубликатов при ликвидации аккредитованного лица, оказывающего услуги по хранению, призванный исключить возможность утери таких документов;

6. предусматривается возможность сокращения срока хранения исходных бумажных документов при создании их электронных дубликатов. При соблюдении требований к изготовлению дубликата и его хранению срок может быть сокращен до 1 года (иные сроки могут быть предусмотрены ФЗ, НПА Правительства или нормативным актом Банка России).

Нормы законопроекта будут распространяться на все юридически значимые документы, если иное не будет установлено иными нормативными правовыми актами.