Знакомить сотрудников с кадровыми документами можно будет в электронном виде

Минэкономразвития готовит законопроект, который позволит работодателям при приеме на работу знакомить работников с необходимыми документами в электронном виде. Подписать такой документ работник сможет своей электронной подписью.

Планируется внести соответствующие изменения в Трудовой кодекс (в части использования документов в электронной форме).

Трудовое законодательство предписывает работодателю ознакомить работника под личную подпись с рядом документов работодателя, как при приеме на работу, так и при исполнении служебных обязанностей. Кроме того, все документы, используемые в трудовых отношениях, должны подписываться работником собственноручно. Согласно части второй статьи 22 ТК это касается локальных нормативных актов, связанных с трудовой деятельностью.

В компаниях с высокой ротацией кадров рутинная работа, связанная с получением личных подписей работников, может привести к нарушению сроков, установленных законодательством, что приводит к практике ознакомления с документами «задним числом».

Поправки в ТК предусматривают возможность одновременно ознакомить всех работников с принятым актом, не тратя время на личную встречу или пересылку документов, а также позволяют работнику в удобное время ознакомиться с большим объемом документов. Кроме того, работники, получившие электронную подпись для подписания кадровых документов, могут использовать ее также при получении государственных услуг в электронном виде.

Законопроект допускает использование электронной подписи при взаимодействии сторон трудовых отношений при соблюдении следующих условий:

• работодателем принят локальный нормативный акт, устанавливающий порядок использования электронной подписи и случаи признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях;

• работник ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись;

• работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи, в том числе: установлен порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов, обеспечивается целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью.

В случае несогласия работника с порядком использования электронной подписи, установленным локальным нормативным актом, по письменному заявлению работника использование электронной подписи в трудовых отношениях с данным работником не будет применяться.