Кадровые документы – в электронный вид

С 1 января 2020 года начнется эксперимент по переводу кадровых документов в электронный формат. Об этом договорились Минтруд России, работодатели и профсоюзы. Если эксперимент пройдет успешно, от бумажных документов откажутся.

Эксперимент коснется работодателей, для которых российским трудовым законодательством предусмотрено оформление документов с работниками исключительно в бумажном виде.

О необходимости перехода на электронную документацию говорят все больше. Это связано, с одной стороны, с растущим количеством компаний, которые уже ведут электронный документооборот, с другой стороны – с обращениями работников, которым было бы удобно заключать трудовые договоры в электронном виде. Это особенно важно для дистанционных работников и вахтовиков, для защиты от изменения условий, которые были заявлены при приеме на работу, например, в другом регионе. Бывает так, что человек прибывает на место работы, чтобы подписать договор, а в нем прописаны совершенно другие положения, чем было оговорено до этого. Электронный договор мог бы защитить права таких работников.

Участниками эксперимента на добровольной основе станут коммерческие организации, федеральные органы исполнительной власти, бюджетные учреждения и организации. При этом у каждого работника есть индивидуальная возможность отказаться от участия в эксперименте. Для отказа достаточно письменно уведомить об этом работодателя. Желание принять участие в эксперименте уже выразили 37 крупных организаций-работодателей.

Работодатели, которые станут участниками эксперимента, получат такие права и обязанности:

• возможность самостоятельно определять отделы, где будет проводиться эксперимент и виды документов, которых он коснется (не обязательно сразу переводить на электронный документооборот всю компанию);

• возможность вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений, посредством использования информационной системы;

• обязанность использования усиленной квалифицированной электронной подписи обеими сторонами трудовых отношений при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений;

• возможность вести электронные документы на портале «Работа в России», новые сервисы и формы будут бесплатны для работника и для работодателя.

Оформлением электронных подписей работникам, а также финансированием всех расходов, связанных с ведением электронных кадровых документов, касающихся трудовых отношений, будут заниматься работодатели. Работники никаких дополнительных расходов нести не будут.

На реализацию эксперимента отпущен год – с 1 января по 31 декабря 2020. Нормативным регулированием порядка его проведения (включая определение правил отбора и перечня участников) и методическим сопровождением будет заниматься Минтруд. Результаты будут учтены при подготовке поправок в Трудовой кодекс для установления ведения электронных кадровых документов всеми российскими законодателями.